הפוך לעמוד הבית

כנס של פעם בחיים

14/08/2007

בחיי כל חברה המשווקת מוצרים, בהנחה שהיא נמצאת במסלול צמיחה, מגיע הרגע בו אנשי  השיווק שלה נדרשים  להזמין כמה רולאפים, להכין את הסטנד להרכבה, ולהגיע בשעה המיועדת לתערוכת השנה בתחום בו עוסקת החברה. רוב החברות מתייחסות לתערוכות כמטלה שיש לעבור אותה, כשאנשי המכירות של החברה מסתובבים, במקרה הטוב, במהלך היום כנמרים משחרים לציד המנסים לתפוס כמה שיותר לקוחות. במקרה הפחות טוב מדובר בקבוצה של עובדים העומדים מאחורי דוכן החברה, מחכים שמישהו יתעניין במה  שהחברה שלהם עושה, ויותר מכך הם מחכים שהיום ייגמר.

 

אין הרבה הזדמנויות כמו כנסים ותערוכות, בהם ניתן להגדיל באופן מהותי את רשימת אנשי הקשר של החברה, לחזק קשרים קיימים, לחשוף את החברה בפני קהל מקצועי ממוקד, להקרין עוצמה, קריאטיביות והתנהלות נכונה אל מול מתחרים, שותפים עסקיים ולקוחות וכמובן לזכות בהזדמנויות חדשות לצמיחה. כדי להשיג את אלה חובה להתכונן כראוי, ולהתייחס לאירוע  כמו שמתכוננים לכל פגישה גדולה עם לקוח, ולכל מהלך אסטרטגי אחר.  כל המתחרים שלך, ובעיקר הגדולים שבהם נמצאים גם הם באותו מתחם, עם אותן מטרות ואותו קהל יעד, ולכן פסיביות היא טקטיקה גרועה לכנסים, היא רק מעניקה יתרון למתחרים, ומבזבזת את המשאבים שהושקעו בהשתתפות בכנס, וימי עבודה יקרים של אנשי מכירות. המטרה היא לבלוט ולהתבלט מעל לאחרים, ולהשאיר את המשתתפים בכנס עם זיכרון של החברה שלך, ורק שלך. נסה להיזכר בכנס האחרון בו השתתפת, האם אתה יכול לציין אחת מהחברות באופן מיוחד ? מה גרם לכך ?

 

להלן מספר קוים מנחים שיסייעו להפיק מכל הצגה בכנס או אירוע את המקסימום:

 

  1. בדוק מי השכנים שלך: חשוב לדעת מי יהיו הדוכנים שיעמדו בצמוד לדוכן שלך. האם הם הולכים להפעיל מוזיקה רועשת? האם לדוכנים שלהם יש קירות גבוהים שיאפילו על הדוכן שלך, האם הם מפעילים אמצעי מולטימדיה.  ניתן לבדוק זאת באמצעות בדיקה מקדימה של תוכנית הרצפה במקום האירוע, והגעה למקום האירוע בימים המקדימים בכדי לעקוב אחר תהליכי ההקמה במקום האירוע עצמו.
  2. במידה וקיימים יחסים עסקיים שיתופיים עם המציגים לידך, ניתן לערוך שת"פ בתכנון הקיר המשותף בין הביתנים או עמדות התצוגה.
  3. בדוק את תוכנית המתחם: האם המתחם שלך קרוב לכניסה או ליציאה ? אם המתחם הוא מעגלי, זרימת האנשים תהיה לרוב  לכיוון ימין, דאג להיות ממוקם בצד זה. חשוב לתכנן את הפעילות במתחם בהתאם לאופן המעבר השוטף של האנשים בקרבת מקום- יש להבדיל בין פעילות המתאימה לקהל החולף על פני מתחם החברה לזו  המתאימה למתחם הנמצא בנקודת התקהלות של קהל המטרה.
  4. תכנן לוח זמנים: תכנן מראש את איוש הדוכן והפעילות על פי הרצאות, פעילויות, הפסקות. צפה מראש מה יהיו הזמנים העמוסים ודאג כי אנשיך יהיו במקום הנכון בזמן הנכון.
  5. תיאום עם הנהלת התערוכה: שמור על קשר רציף עם איש הקשר בהנהלת התערוכה. התעדכן במספר האנשים שצפויים להגיע, מהם המהלכים השיווקיים שלהם (והאם ניתן להשתלב בהם), דאג לאישורי כניסה מספיקים לכל הצוות בחברה ועוד.
  6. אם הולכים להשתתף אנשים שאינם אנשי מכירות, דאג להכין אותם, להסביר להם את תפקידם בכנס, ומה מצופה מהם. כדאי אולי אף לערוך להם סדנת מכירות מקוצרת  ולשוחח איתם על אסרטיביות.
  7. צור חוויה: בצע פעילות שונה, מעניינת שאנשים יזכרו. חברות רבות בוחרות לערוך הגרלה בין המבקרים בכנס, יש בכך יעילות רבה לאיסוף שמות וכרטיסי ביקור, אך הזכרון לטווח ארוך נשמר רק עבור אלא שזכו בהגרלה. ככל שקהל המבקרים ידרש לאקטיביות ביחס לחברה, לרוב הזכרון יהיה חזק יותר.
  8. התעדכן מה נעשה בתערוכות דומות בעבר: כמה אנשים הגיעו, מה היה סוג המבקרים, איזו חשיפה בעיתונות קיבלו תערוכות קודמות. תערוכות מטבען נוטות להיות דומות אחת לשניה, כך שניתן לשאוב רעיונות ולהפיק לקחים מאירועים דומים.
  9. אל תתן לקהל לצאת בידיים ריקות: חלק מזכרות ומתנות. רצוי שהתמורה למתנה תהיה מילוי שאלון/השארת כרטיס ביקור או דרך אחרת ליצור לידים טובים. היה מקורי, אנשים מאבדים עטים בקצב מסחרר, ויש גבול למספר המזכרות שאנשים יכולים לשים על שולחן העבודה. חפש מתנות שימושיות שיישמרו בטווח הראיה של הלקוח הפוטנציאלי(משחק לילדים יישמר יותר זמן מעוד עט). כמובן, הכן מלאי מספיק – אל תותיר אנשים מאוכזבים.
  10. דאג לזרימה של  אנשים לדוכן: אנשים מביאים אנשים, לכן חשוב שכל הזמן יגיעו אנשים לדוכן. הפעל דיילים או שחקנים בכניסה לתערוכה או במקומות אסטרטגיים נוספים שיפנו אנשים אל הדוכן. בכנס בתחום אבטחת המידע הפעילה חברה אחת שחקנים שהתחזו לאנשי ביטחון מטעם החברה אשר שלחו את הפנו את המבקרים לדוכן החברה.
  11. הפעל את החושים: מתודולוגיות שיווק מתקדמות מדברות על שימוש בחושים מעבר לחוש הראיה. מכונת פופקורן המפיצה ריח מעורר תיאבון למרחוק, יכולה לעשות פלאים. חברה יצירתית אחת העבירה הרצאה חווייתית במיוחד לאחר שחילקה כיסויי עיניים לכל המשתתפים, והשמיעה להם הרצאה משולבת בקולות מפעילות החברה.
  12. לאחר התערוכה/כנס: לאחר כל המאמץ שהושקע במתן חסות לכנס, יהיה זה בזבוז משווע אם לאנשי המכירות בארגון לא יתאפשר הזמן להתקשר ללידים הרבים שנאספו. חשוב, אם כן, להקצות לכך זמן מיוחד, ואף לשכור אנשי טלמרקטינג ולקבוע פגישות עבור אנשי המכירות. שימוש בדואר האלקרוני לשליחת תודה, או הצעה מכירתית ללידים יכול להניב תוצאות מצויינות בקרבה לאירוע.
  13. אל תוותר על סיור שטח מקדים, ובפרק זמן המתאים להתארגנות כללית. מומלץ לערוך סיור שטח עם כל הספקים הרלוונטים לפני בינוי המתחם בכדי לקבוע לו"ז ספקים יעיל ובכדי לשאוב רעיונות מהשטח.

* הכותב הוא מנכ"ל משותף בפורטל הפקת האירועים והקד"מ  Mefik.co.il

מאמרים נוספים בנושא

עבור לתוכן העמוד