הפוך לעמוד הבית
יפעת 2

הזמנה לאירועים – נקודת המגע הראשונית

6/11/2013
הזמנה לאירועים – נקודת המגע הראשונית (הגדל)

אירוע לקוחות שמקיים ארגון דורש השקעה גדולה. ישנה כמובן ההשקעה בשכירת מקום, מזון ומשקאות, תוכנית בידור לצד תכנים מקצועיים, ואיתם השקעה שלא תמיד סופרים הנגזרת מהזמן הנגזל מאנשי החברה בארגון האירוע. בדרך כלל כמעט כל בעל תפקיד בארגון מעורב באירוע – אנשי שיווק מכינים חומרי שיווק, מצגות ומלווים את הפקת האירוע, אנשי מכירות משקיעים זמן רב בהזמנת לקוחות ובהבטחת הגעתם, בכירים ממקדים את תשומת הלב שלהם באירוע זולל המשאבים, ובכלל - הארגון כולו נכנס ל"כוננות אירוע".

כדי להצדיק את ההשקעה הגדולה הזו, יש להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח.  אך עוד קודם לכך, חייבים להבטיח שהלקוחות הקיימים והפוטנציאליים יגיעו. זו שאלה פשוטה של מיתוג – הלקוחות צריכים לרצות להגיע לאירוע. לשם כך, ההכנה לאירוע לפעמים צריכה להיות מושקעת לפחות כמו האירוע עצמו, אם לא יותר.

להלן מספר נקודות שכדאי לשים לב אליהם:

-          אירוע אקסלוסיבי. צריך לתת ללקוחות את ההרגשה כי לא מובן מאליו שהם מוזמנים לאירוע הזה. שמדובר באירוע סגור שלא כל המי ומי מוזמנים אליו, אלא רק המי! הביטוי הידוע "אני לא רוצה להיות חבר במועדון שרוצה לקבל אותי", צריך לפעול כאן על הלקוח. ניתן לעשות זאת באמצעות שימוש  בביטויים המצביעים על ייחודיות האירוע, כגון:  "אירוע סגור", "אירוע VIP", "הזמנה אישית בלבד", "נא לא להעביר", "האירוע מיועד למנכ"לים צעירים", וכו'. כך לדוגמא, באירוע שקיימה קלאב מד לאחרונה הוגדר קוד לבוש מחייב שהפך את האירוע ליוקרתי בהרבה.

-          דואר אלקטרוני הוא המוני. בהמשך לסעיף הקודם, ישנה חשיבות  למדיה המשמשת להזמנה כדי לתת ללקוח תחושה של יוקרה וחשיבות. כאשר ההזמנה מגיעה בדואר אלקטרוני, היא צונחת במחשב של הלקוח יחד עם עוד עשרות הודעות – חלקן קשורות למטלות מרגיזות, חלקן הודעות חשובות, וחלקן הודעות פרסומיות. בתוך כל ההמולה הוירטואלית הזו, קשה לייחס חשיבות דווקא לאירוע שלכם. לכן, שימוש בדואר (כן, זה עם המעטפות והבולים) עושה הבדל גדול בהתייחסות. הלקוחות מרגישים שהשקעתם בהם, ולכן הם ירגישו צורך ואף חובה להתייחס בחזרה. הזמנה יוקרתית לאירוע יכולה לעשות הבדל גדול.

-          הייפ לאירוע. באם השקעתם בתוכן מיוחד לאירוע, כדאי לתקשר אותו מול הלקוחות. אם תהיה הופעה, או הרצאה מעניינת, אפשר להשתמש באלה כבסיס להתקשרות שניה – יחד עם אישור ההגעה. סרטוני וידאו הם אמצעי מצוין כטיזר לאירוע, עם טעימות מההרצאה. רבים שולחים סרטונים של אירועי עבר כדי לתת את התחושה המתאימה, או מייצרים סרטון המתאר את האירוע כחלק מכתבת חדשות.

-          שיחת טלפון. כמובן, שבשום שלב אסור לוותר על האמצעי הוותיק והיעיל של שיחת טלפון אישית מאיש הקשר בארגון. זאת הזדמנות לשמוע מה נשמע, להבין האם הלקוח מתכוון להגיע, ואם לא לפעול בנושא.

-          פרסום. עוד אמצעי ותיק ויעיל, שתמיד עוזר, הוא שימוש בפרסום נלווה שהלקוחות יראו כי מדובר באירוע חשוב ויזכרו בו לקראת התאריך. כך לדוגמא אפשר למנף את אפשרות ה- Remarketing של גוגל כדי להגיע ללקוחות שלכם במחיר נמוך יחסית. פרסום בעיתונים מקצועיים ושימוש ביחסי ציבור, ושיווק בפייסבוק ובאינטרנט יכול גם הוא לעזור.

* הכותב הוא מנכ"ל PAPERBOUTIQUE - בית עיצוב להזמנות יוקרתיות לאירועים

מאמרים נוספים בנושא קשרי לקוחות ושירות לקוחות

יפעת אוזן
עבור לתוכן העמוד