הפוך לעמוד הבית
יפעת 2

10 טיפים להשארת הודעה קולית שתגרום לצד השני להגיב

1/03/2002
במהלך ה'חיזור' אחר לקוחות פוטנציאליים, נתקלים אנשי מכירות פעמים רבות בשאלה, האם להשאיר הודעה על המשיבון האלקטרוני של הלקוח, או להתקשר שנית.

החיסרון של השארת הודעה ברור: אם הלקוח לא יחזור אליך (ובינינו, רוב הסיכויים שהוא לא יחזור...), תאלץ להמתין מספר ימים, לפני שתנסה שוב ליצור עמו קשר, שהרי אתה לא רוצה להצטייר כ'נודניק' וכאיש מכירות תוקפני מדי.

עם זאת, להשארת הודעה יש גם יתרון מובהק. על-ידי יצירת קשר ראשוני זה, אתה 'מחמם' את הלקוח לקראת הקשר הקולי הישיר ביניכם, ואתה מגביר את סיכוייך ליצור עמו מערכת יחסים עסקית.

זכור: ההחלטה אם להשיב לשיחתך, מתקבלת תוך מספר שניות. לכן, חשוב לעשות זאת נכון. להלן מספר טיפים להשארת הודעה בתא קולי, שעשויה להוביל להשבת צלצול:

1. דע מראש מה אתה מתכוון לומר. אם תתחיל לגמגם, ותתלבט תוך כדי שיחה, אם בכלל להשאיר הודעה, הדבר לא ירשים את הלקוח. דבר בביטחון וברהיטות. למעשה, תכנן מראש מה בדיוק תאמר בהודעה המוקלטת. עדיף להתכונן ו'להתאכזב', כי הלקוח ענה... מאשר לא להתכונן כלל!

2. ציין בהודעה שתנסה להשיג אותו שנית. בדרך זו, לא תשאיר רושם של 'נודניק' כשתתקשר שוב.

3. השאר הודעה קצרה. אל 'תגמור' ללקוח את סרט ההקלטה. זה בוודאי לא ישאיר עליו רושם חיובי...

4. אל תפתח את השיחה ב"מה שלומך היום?" – זה צועק 'איש מכירות'. הצג עצמך באופן מקצועי - ציין את שמך ואת שם החברה שלך. זה מראה שאתה מעוניין ביצירת מערכת יחסים עסקית.

5. אל תתאר את המוצר או השירות באריכות. עליך להשאיר הודעה יצירתית שתתאר את התועלות וכיצד אתה יכול לעזור ללקוח.

6. מצא את ה'גשר' לאדם אליו אתה מתקשר. תוכל להגביר את הסיכויים להשבת השיחה אליך, אם תראה בהודעה שאתה יודע קצת על החברה של הלקוח. אם תשאיר הודעה כמו: "שלום אלכס, מדבר אברהם מחברת X ואני רוצה לספר לך על מוצר Y", לא סביר שתשמע ממנו. אולם, אם תשאיר הודעה כמו: "שלום אלכס, מדבר אברהם מחברת X. מונח לפני העתק של תוכנית ההטבות שלכם לעונה הקרובה, ויש לי מספר רעיונות שהייתי רוצה לחלוק עמך, שבוודאי יעזרו לכם לשפר את התוכנית בעונה הבאה...". בדרך זו, הלקוח יודע שאתה חושב עליו ועל החברה שלו, וייתכן שבאמת המוצר שלך יכול לסייע לו. הכן שיעורי בית ומצא את ה'גשר' לאדם אליו אתה מתקשר.

7. השמע אנרגטי. אנשים מגיבים טוב יותר לאנשים שנשמעים מלאי חיים וקצביים, מאשר לאנשים שנשמעים משעממים. עם זאת, השתדל לא להישמע מתרפס. לכן, דבר ישירות אל האפרכסת, ולעתים אפילו כדאי לדבר תוך כדי עמידה - כך רמת האנרגיה שלך גבוהה יותר!

8. דבר לאט וברור. זה בוודאי ישמע מובן מאליו, אבל תתפלא כמה הודעות אנשים השאירו לי במשיבון, שנאלצתי לשמוע מספר פעמים, עד שהצלחתי לפענח את מספר הטלפון להשבת השיחה. מומלץ גם לחזור על מספר הטלפון. זה מגביר את הסיכוי שהצד השני ירשום אותו וישוב אליך.

9. העזר בהומור. השארת הודעה שגורמת לצד השני לחייך לרגע, מגבירה את הסיכוי שהוא יזכור אותך לטובה, וגם יגיב!

10. "כשהדלת נסגרת, כנס דרך החלון!" אם לאחר מספר הודעות, הצד השני עדין לא חזר אליך, חפש דרכים אחרות להגיע אליו: שלח פקס, e-mail או חפש הזדמנות אחרת למגע.

לסיכום, לשאלה אם להשאיר הודעה או לא, התשובה היא - כדאי להשאיר הודעה, אם היא יוצאת דופן ומגרה. ואם חושבים על זה - מה יש לך להפסיד?

* גיל פרץ הוא יו"ר המרכז הישראלי לאימונים בעסקים. לתגובות: gil@gilperetz.com

מאמרים נוספים בנושא מכירות

יפעת אוזן
עבור לתוכן העמוד