אמנות המצגת – טיפים לביצוע מצגת אפקטיבית

מצגת היא פעולת מכירה. בהבדל קטן… במצגת אנחנו מוכרים רעיון, או במלים אחרות, צריכים לשכנע את המאזינים "לקנות" את המסר, העמדה או "הכיוון" עליהם אנו מצביעים במהלך המצגת.

אם עד כאן הסכמנו, הרי שביצוע המצגת המוצלחת חייב לעמוד בכל התנאים הוהופכים מכירה של מוצר למוצלחת.

ראשית, בכדי לבצע מצגת מוצלחת יש להגיע לשליטה גבוה עד מוחלטת בהיבט התוכני – שליטה בחומר על בוריו, הכרת מבנה המצגת, מוכנות לשאלות החורגות מתחום ההגדרה המיידי של המצגת ועוד.

בנוסף, היות ובמכירה עסקינן, הרי שמבצע המצגת חייב להיות מסוגל ליצור קשר טוב עם הקהל, להקרין בטחון ולהיתפס כמקצוען.

מה נדרש על מנת להפוך לאמן מצגות?

• הבנת העקרונות לבניית המצגת, תוך התייחסות לקהל המטרה ולנסיבות הארגוניות הרלבנטיות. והכי חשוב-בניית המצגת כמוצר, העונה על צרכי המשתמש.

• הקניית עקרונות המצגת הנכונה – שימוש במרחב, בגוף ובקול, בעזרים ועוד – בכדי ליצור קשב ולרתק את המשתתפים.

• הקניית ארגז "כלי חירום" להתמודדות עם בעיות אפשריות בביצוע מצגות – התגברות על בעיות הבנה, בעויות איבוד קשב, משתתפים שאינם משתפים פעולה ועוד.

אז איך מוכרים רעיון?

בכדי למכור רעיון צריך להבין שמכירה היא בעצם חיבור בין צרכים ומענים:

ללקוח יש צרכים שונים, ואם אני גורם לו לראות איך הוא יכול לקבל ממני מענים לצרכיו – אני יכול לספק לו את הצרכים הללו. בגדול, אפשר למקם כל צורך, אינטרס או רצון של הלקוח במיקום מסוים שנובע מצירוף של שלושה רצפים:

א. צרכים רציונליים – צרכים אמוציונליים.

ב. צרכים גלויים – צרכים מוסווים.

ג. צרכים ריאליים – צרכים לא-ריאליים (כלומר, כאלה שאין באפשרותי לתת להם מענה).

אם נמשיך ונפתח את הרציונל הזה נראה, למשל, כי ללקוח יש צרכים כגון צרכים רציונליים (ת'אכלס): מצגת העוסקת בחומר המעניין אותו (בלי "בלבולי מוח" על נושאים "אחרים") ומתן תשובות אפקטיביות לנושאים המטרידים את הלקוח.

אולם, ללקוח יש גם צרכים אמוציונלים. ולכן הוא ירצה לפגוש במציג המקרין מקצוענות ויוצר רושם רציני ושליטה בחומר, מציג המאמין בדברים עליהם הוא מדבר והרצאה מעניינת ולעניין.

אם אלה צרכי הלקוח השונים (חלקם לפחות) נשאלת השאלה מה צריך לעשות המציג בכדי לחבר בין צרכי המקשיבים לו (הקהל) לפתרונות המוצגים במצגת?

התשובה לשאלה זו כוללת את הנקודות הבאות:

• הכנה מקדימה של החומר: לדעת בדיוק על מה אני, כמציג, הולך לדבר ולשלוט בחומר שאני עומד להעביר, להכיר את הנושא הרבה מעבר למה שעליו אני מתכנן לדבר, לתרגל מספיק פעמים את העברת החומר בהרצאה עד למצב שבו אני יודע את החומר בע"פ, כמעט, יודע "מה בא אחרי מה" ומסוגל לעבור בלי בעיה מחלק אחד של המצגת לחלק אחר.

• הכנה מקדימה – קהל : ללמוד לפני מי אני הולך לדבר – גיל, ניסיון, רמת השליטה של השומעים בנושא המצגת ועוד, וביצוע התאמות נדרשות במצגת בהתאם לרמת הקהל ואפיוניו האחרים.

• הכנה מקדימה – מרצה : עבודה על האלמנטים השונים הקשורים לתקשורת הבלתי-מילולית ולאופן השימוש בקול והכנה להתמודדות עם בעיות אפשריות בהרצאה: שאלות קשות והפרעות קהל, משתתפים שאינן משתפים פעולה, בעיות עם עזרים ובעיות אחרות.

מהן הנקודות המרכזיות בבניית המצגת?

א. אפיון קהל המטרה – בעיות או צרכים במצב הקיים, עמדות כלפי המציג, המצגת או מטרות התהליך (שבמסגרתו מתבצעת המצגת) וכדומה.

ב. הגדרת מטרות המצגת: הצגת מידע חדש, שיפור ביצועים בתחום מוגדר, פתרון בעיות או מטרות אחרות.

ג. אפיון הדרך שבה יוצגו מטרות הסדנא לקהל המטרה (כך שהמשתתפים יראו איך המצגת מספקת להם כלים למילוי צורכיהם ו/או תיתן להם פתרונות לבעיות קיימות).

ד. תכנון אופן הצגת הנושא – בהרצאה, דיון מודרך, ניתוח אירוע או בדרכים אחרות.

ה. הכנת הנושא, רכישת שליטה בתוכן המצגת והדגשת נקודות חשובות לאורכה.

ו. הכנת המקום בו תבוצע המצגת והכנת חומרים לחלוקה.

לסיכום, חכמים גרסו כי "סוף מעשה (מוצלח) במחשבה תחילה". ברוח זו, הכנה נכונה ומלאה של המצגת תתרום להצלחת המציג ולהשגת המטרות שלשמן מבוצעת המצגת.