הפודקאסטהלוח הקלנדרי מעניק הזדמנויות שונות ומגוונות לקיומם של אירועים בעלי אוריינטציה שיווקית, כדאי לדעת איך לנצלן… נתחיל בלוח השנה העברי: ראש השנה הינו הזדמנות מצויינת לקיומם של אירועי הרמת כוסית. לא… לא מדובר באירועים בהם הנוכחים 'חייבים' להיות (בעיקר אירועים פנים ארגוניים בהם המנכ"ל נושא מספר מילים מאחל מספר ברכות ומשלח את עובדיו אל חופשת החגים על כוס יין, תלושי קניה ופלח תפוח חמצמץ). מדובר באירועים בהם החברה משדרת עוצמה וחוסן, ועוסקת בהעברת מסרים חיוביים לקהל אורחיה המורכב ממועצת המנהלים, שותפים עסקיים, נותני שרותים מובילים (עו"ד / רו"ח לדוגמא), ספקים בכירים וקשרים עסקיים אחרים (בנקים מלווים / משרדי ממשלה / רשויות מקומיות) וכמובן נציגי שדרת הלקוחות (מחשובי האורחים). תכני האירועים משתנים, אך חייבת להיות להם קורלציה לפעילות החברה. לדוגמא: לחברת נדל"ן היינו מציעים קונספט של "בונים את השנה הבאה" ומבקשים מכל האורחים להשתתף במהלך האירוע בבניה של מודל פרוייקט בשילוב סממני החג לחברת שיווק קוסמטיקה קונספט של "שנת יופי" – אירוע בסגנון היפהפיה הנרדמת לחברת ביטוח – מסע אופניים משימתי בליל ירח (סיכונים מחושבים) חשוב שאירועים אלא לא "יפלו" על אותם אירועי הרמת כוסית מחוייבי מציאות של האורחים בארגוניהם. מכאן שיש להקדים ולקיימים בטווח 1-2 שבועות מתאריך החג. כך תבטיחו הגעה של מאקסימום האורחים הרלוונטים. עוד יותר חשוב כי בהכנת רשימת המוזמנים ישתתפו מאקסימום מאנשי המפתח מכלל מחלקות הארגון – כדי לוודא כי האנשים הרלוונטים – אכן יוזמנו. חנוכה והדלקות נרות – מה יותר טוב משגשוג בחג מואר. האינטימיות המשפחתית מומרת לאינטימיות עסקית… אינספור מיתוסים מתקשרים אל מוטיב האור וסביבם ניתן לקשור את קונספט האירוע. באותה תקופה מתרחש לו גם ראש השנה האזרחי. ללא הקישור המחייב למסורת ישראל – כל האופציות פתוחות – ובעיקר לאירועים שמחים ומרוקדים. אירוע בסגנון 'השרדות' (בסוף שנת מיתון) או כל סגנון 'פרוע' אחר (מתאים לחברות המאופיינות ברצינות עסקיהן ובצעירות רוחן). אירוע זה יכול להיות הרבה פחות רשמי. הוא מחייב הזמנת אורחים עם בני/בנות זוגם – אך עדיין יכול להעביר מסרים שיווקיים לא מעטים (בצורה מתוחכמת ועדינה בבקשה): קוקטלים אלכוהוליים בשמות מוצרי החברה, מולטימדיה מתחכמת והתרחשויות שטח 'קשורות לא קשורות'. בתכנון האירוע הנכון, יכולה להיות זאת מסיבת סוף השנה /תחילת השנה המדוברת והטרנדית שרשימת המעוניינים להשתתף בה רק תצמח משנה לשנה. חג האביב – כבר לא קר, כבר יותר מואר ובהחלט הרבה יותר אופטימי. אירועי שיווק מובחנים כמו השקות מוצרים / פתיחת שיווק אתרי נדל"ן רצוי לכוון לתקופה שבין 2-3 שבועות לפני פרוס החג. על מנת שהאפקט השיווקי שיווצר יניע את האורחים והכותרות לפעולה… קיץ – פתיחת הקיץ, טרם יציאה לפגרות השונות הן 'סיבה למסיבה'. אירועים בסגנון Business casual בחוף הים, על גגות תל אביב, או בלוקיישנים אקזוטים יותר. כדאי לצייד את האורחים בזכרונות שיווקיים משמעותיים עד ל… הרמות הכוסית של השנה הבאה. תהליך העבודה על אירועי טיפוח לקוחות כולל: 1. תכנון האירוע במסגרת הפעילות השנתית. זאת לא צריכה להיות בעיה, לוח השנה הינו קבוע ונע במחזוריות. לאירוע מופק נכון יש להערך כ-3 חודשים מראש (במקביל יש לזכור שבתאריכים מסויימים כמו ה-31.12 עשוי להיות ביקוש רב) 2. הכנת רשימת מוזמנים וקביעת סדר גודל נפח האירוע (אחוזי הגעה לאירוע נעים בין 50-60% מרשימת המוזמנים) 3. קביעת פרופיל מקום האירוע הנדרש. באם אין זה חלל קיים (גג / מרפסות / לובי של בנייני משרדים – בהם ניתן לקיים אירועים באישור מיוחד) יש לבדוק מקומות פוטנציאלים. על המקום להיות מרכזי ונגיש (צירי תנועה ראשיים וחניה נוחה), להתאים באוירתו ותנאיו לקונספט הנבחר ולכמות האורחים המתוכננת. 4. יש להקצות איש קשר אחד שירכז את הפרוייקט ברמה הפנים-ארגונית ומול הספקים השונים 5. חברת הפקה: על מנת למצות את הפוטנציאל השיווקי של האירוע, ולהפיק אירוע מרשים וזכיר רצוי לערב החל משלב התכנון חברת הפקה מקצועית בעלת נסיון באירועים בעלי גוון שיווקי-חברתי. טיפוח קשרי לקוחות הינו תורה בפני עצמה ותוכן האירוע צריך להתפר בקפידה – תוך הלימה לאופי החברה ועיתוי האירוע. לוח השנה מזמן אפשרויות למפגשים בלתי אמצעיים עם האנשים המשמעותיים לארגון – עליכם רק לדעת לנצלם לטובתכם. *הכותבת הינה מנכ"ל 'ארגונים בית הפקות בע"מ', בוטיק הפקות אירועים המתמחה באירועי שיווק וקשרי לקוחות. www.irgunim.com irgunim1@netvision.net.il
