הפודקאסטכולנו עורכים פגישות עבודה. לא מעט זמן מתבזבז על פגישות אלו משום שהן לא מתוכננות נכון, משתתפי הפגישה מאחרים וסוטים מנושא הפגישה או לא מגיעים אליה מוכנים. בכדי לחסוך את כל אלה ולהביא לפגישות אפקטיביות יותר שיניבו את התוצאה הרצויה וישיגו את המטרה שאנו רוצים לקדם, להלן מספר טיפים לייעול הפגישה ותרומתה לארגון.
- ערכו פגישות עבודה רק אם הם הכרחיות. זכרו, זמן שווה כסף.
- שילחו זימון במייל לכל המשתתפים זימון הכולל את כל הפרטים הרלוונטיים, רצוי לשלוח תזכורת גם 24 שעות לפני הפגישה- כדי לוודא מי מגיע ומי לא.
- קבעו והגדירו מראש מטרת הפגישה את הנושאים עליהם תדברו ומשך הפגישה, וודאו כי נושאי הפגישה ידועים מראש למשתתפים.
- במידה ויש חומרים שעל המשתתפים להכין או לקרוא יש לשלוח אותם יחד עם הזימון.
- התחילו את הפגישה בזמן גם עם חלק מהנוכחיים לא הגיעו, ­ בתחילת הפגישה ציינו את מטרתה, וכן את מסגרת הזמן, כך תכוונו את כל המשתתפים להשגת התוצאה המבוקשת.
- בקשו מהמוזמנים להימנע מהפרעות כגון: מענה לטלפונים, יציאה מהחדר שלא לצורך, שיחות חולין וכדומה.
- על מנהל הישיבה לאפשר לכל הנוכחים זמן דיבור, תוך מיקוד ועמידה בלו"ז. מעת לעת, על מנהל הישיבה לעצור, לעשות סיכום ביניים על מה שהושג עד כה ולקדם את הדיון להשגת המטרה כולה.
- דאגו מראש לאדם שיכתוב את פרוטוקול הפגישה.
- הגדירו משימות לביצוע, אחראים ולוחות זמנים להמשך.
- שילחו סיכום פגישה לכל הנוכחים בפגישה, וקבעו תאום פגישות נוספות במידת הצורך.
- העבירו משובים על הפגישות פעם בתקופה, כך תוכלו לדעת האם הפגישות אפקטיביות והאם הן תורמות לארגון.
*הכותבת הינה מנכ"לית משרד שירון יחסי ציבור
