הפודקאסט
לכל הצעת מחיר יש שני צדדים. מצד אחד, הלקוח הפוטנציאלי שמחפש ספק, ומצד שני הספק שמחפש לקוח. יחסים בין לקוח לספק יכולים להיות לאורך זמן ולטווח הארוך עד שהספק כמעט נהיה חלק בלתי נפרד מהארגון אליו הוא מספק את הסחורה או שירות שלו, לטווח בינוני במהלך פרויקט שלם עם מספר פריטים או שירותים עד להשלמתו, או לטווח קצר לביצוע עסקה חד-פעמית. בכל מקרה, הקשר בין השניים מתחיל עם כתיבת בקשה לקבלת הצעת מחיר, ומצד השני כתיבת ההצעה. נתייחס לבקשה לקבלת הצעת מחיר כאן.
בקשה לקבלת הצעת מחיר נקראת באנגלית RFQ (או Request for Quotation) למרות שיש מי שמשתמש במילה Proposal. קבלתי הסבר מעניין בנושא זה ממנהלי רשות שדות התעופה, שם העברתי הדרכה באנגלית עסקית. כאשר פונים לספקים לגבי אספקת פרויקט שלם, משתמשים במילה Proposal, בעוד שעבור פריטים בודדים מתוך מכלול הפרויקט, כותבים Quotation.
בכל מקרה, אם פונים בפעם הראשונה לספק פוטנציאלי חדש מתחילים עם מילה על בעל התפקיד כותב הבקשה, בדרך כלל מנהל או בכיר אחר במחלקת הרכש, והארגון שהוא מייצג.
לדוגמה :
I am the Purchasing Manager of RamTech, a fast-growing hi-tech company in the field of Wi-Fi solutions for educational institutions.
יש להקפיד על סגנון של "כתיבה שיווקית" במשפט הפתיחה שלך (“fast-growing” במשפט לעיל), כדי לשכנע את הספק בכדאיות הקשר איתך. לאינטל, וייז או רפא"ל אין צורך לעשות זאת, כי שמם הולך לפניהם, וארגונים רבים זקוקים למוצרים או שירותים הייחודיים שלהם. אבל אם אתה חברה קטנה או בינונית ולא מוכרת בחו"ל, תצטרך לקחת בחשבון מספר פקטורים שמשפיעים על החלטת הספק לעבוד עם חברה ישראלית. למרות העניין הרב והכסוי הנרחב בנעשה בארץ, ישראל היא בסך הכל משק קטן ושוק מצומצם לספקים זרים גדולים. לא פעם שוחחתי עם מנהלי חברות יבואניות אשר סומכות על הספק האירופאי, האסיאתי או האמריקאי אותם הם מייצגים בארץ, אך נתקלים בשירות בעייתי או אספקה לא סדירה, דבר המסבך את היבואן מול לקוחותיו בשוק המקומי בארץ. לאחר נסיעות דחופות לנסות לפתור את העניין, מנהלים אלה חוזרים ומספרים לי שלמרות חשיבות עניין בשביל היבואן הישראלי, עבור הספק בחו"ל הם מהווים בסך הכל אחוז אחד או שניים של כלל השוק העולמי שלו, לכן הם לא מתאמצים לשנות תהליכים או שרשראות אספקה כדי להטיב עם לקוחות ישראלים. בנוסף לכך, הם ערים למצב הביטחוני המתמשך בארץ, ושביתות בנמלי הים מעת לעת, עוד דבר שמרתיע. על כן, יש להשתמש בתיאורים כגון :
major supplier in the local market, well-established manufacture, unique service etc.
וניסוחים שיווקיים שונים ומגוונים כדי למכור את החברה ומוצריה. תיזהר לא להגזים או לטעון דברים שאינם נכונים לגבי הארגון שלך או מוצריו. אמינות הוא ערך עליון מול גורמים בחו"ל (אך פחות בעסקים רבים בארץ עדיין, לצערנו), ולא כדאי להסתבך עם הצהרות כוזבות.
שנית, ספר לספק היכן גילית את העסק שלו – בתערוכה, במפגש נטוורקינג, באתר האינטרנט שלו וכו'. זה יזכיר לו אם היה מפגש כלשהו, ויהפוך את הפנייה לאישית יותר.
בהמשך, עליך לבקש הצעה מפורטת של המוצר או שירות, אך אם זאת פנייה ראשונה שלך לאותו ספק פוטנציאלי, אל תצפה להתיחסות מיוחדת לגבי המחיר, לכן מומלץ ניסוח בסגנון :
I would appreciate an idea of your prices CIF* Ashdod.
* – הכוונה כאן היא למחיר המוצר בתוספת עלות הביטוח (insurance) וההובלה (freight) לנמל קרוב אליך.
כדי להוזיל עלויות אתה יכול לבקש הצעה FOB Barcelona, כלומר סחורה Free on board בנמל הקרוב לספק, ואתה תדאג לעלויות הלוגיסטיות הנוספות. בכל מקרה, אין טעם לבקש your best price מספק חדש עוד לפני תחילת המשא ומתן. אבל לא הכל זה עניין של מחיר, לכן אל תשכח לבקש פרטים מדויקים של המוצר (specifications), מועד האספקה, תנאי תשלום, אחריות, שירות וכדומה.
סוגרים עניין עם משפט בסגנון :
I am looking forward to hearing from you soon.
Looking forward to your early reply.
אסיים עם אנקדוטה לגבי בקשה לקבלת הצעת מחיר שקיבל חבר ותיק, מנהל שיווק מזה עשרות שנים, שהיה אצל לקוח קבוע בפורטוגל. אחרי שיחה בעניינים שוטפים, הוא סיפר לו על מוצר חדש. אחרי שהלקוח הביע עניין בו, חברי שאל אותו אם הוא מבקש הצעת מחיר כתובה ומסודרת. הלקוח הפורטוגזי, שרצה לחסך זמן ומאמץ, החליט להסתפק בהצעה בעל-פה, וכך אמר באנגלית שלו : “You may satisfy me orally”. אשמח לשמש לו מנטור.
הכותב הוא מנטור לאנגלית לבכירים, לאנשי עסקים ולמנהלים https://www.oberman.biz
