הפודקאסטבעוד שבוע אתם צריכים להציג פרזנציה בפני לקוחות, מנהלי החברה או עובדיכם. אתם יודעים לעשות את זה! אבל לא תמיד זוכרים באיזה סדר ומה המינון. על פי ניסיוננו באין ספור פרזנטציות בארץ ובחו"ל, לפניכם עשרה טיפים בדרך להצלחת הפרזנטציה.
1. למקומות היכון צא.
לומדים את הפרזנטציה ורק אחר כך יוצאים לדרך. טיפ – סיגרו טלפונים ניידים, הציבו את שעון היד שלכם על השולחן לשם הצצה ועמידה בלוח הזמנים.
2. מי אני ומה שמי.
בתחילה עימדו יציבים וזקופים ורק אחר כך הציגו את שמכם, את עיסוקכם ואת מטרת הפרזנטציה. טיפ – רצוי לשאת תג עם שם או להניח שלט קטן על השולחן.
3. היפר כל ויש בו הכל.
שימוש באביזרים, עזרים, שלטים, שקפים, מצגות, סרטים, תמונות, הגרלות, דוגמאות, מתנות, ו.. כל אלה מעוררים עניין, עוזרים להבין ולזכור. טיפ – רשמו הערות בצדו האחורי של המוצג, השלט או התמונה שאתם מראים והקריאו בזמן שאתם מציגים.
4. 1,2,3 ידיים על הראש.
זכרו שהצופה בפרזנטציה יזכור יותר את מה שתעשו ופחות את מה שתגידו. נסו ליצור פרזנטציה חווייתית. אחת הדרכים לכך היא לגרום לקהל לשתף פעולה. טיפ – חלקו שאלון, דוגמיות או בלונים שרק על ידי ניפוח ניתן לראות את הכיתוב. הפעלת הצופים במהלך המצגת תסייע לזכור אתכם לעומת המתחרים.
5. דו רה מי פה סול וזה הקול.
טון הדיבור, חלש או חזק, רצוף או קטוע, מנומס או גס, רגוע או עצבני, מהיר או איטי, בשפה ספרותית או סלנג, באופן כללי אין חוקים ! נסו לשלב בין הדרך שבה אתם מתבטאים הכי טוב ובין הדרך שבה הצופה יבין הכי טוב. טיפ – נסו להקשיב לצופים במהלך ההכנה לפרזנטציה. אפילו דקות מעטות יתנו לכם מידע ראשוני לבחירת סגנון הדיבור.
6. גחלים או בשקט עומדים ?
התנועה חשובה, העין קולטת בעוצמה גדולה יותר דברים זזים. העמידה במקום אחד משעממת ומרדימה. בפרזנטציה יש לדבר למקסימום צופים בגובה העיניים, תזוזה במינון נכון ומבט לעיניים נותן תחושה של פרזנטציה אישית לכל אחד מן הצופים. טיפ – הגזמה בתנועה תגרום לצופים כאב ראש ולכם כאב רגליים.
7. ששש שקט בבקשה.
ברגע שנתתם זמן לשאלות רצוי להקשיב בריכוז עד סוף השאלה (נסו לא לחשוב על תשובות, זה רק יבלבל אתכם). אם אין לכם תשובות מסודרות, אפשר לומר "על שאלה זו נענה בסוף הפרזנטציה" או "נשמח לשלוח לכם תשובה מפורטת". טיפ – שאלות יכולות לגזול זמן רב ולסחוף את המצגת לכיוונים לא מתוכננים. אתם חייבים להיות בשליטה, לדוגמא, להגביל את מספר השאלות לשלוש. אם בכל זאת נקלעתם למצב מביך, פנו לצופים בשאלה "מה אתם הייתם עושים במצב הזה?" או נסו להיות רגע במקומי, מה דעתכם תשובתי?"
8. קצר וקולע ! ארוך ולא יודע.
רצוי לבצע פרזנטציה קצרה ועניינית, כדי לא לחרוג מתכנית הפרזנטציה. הדפיסו לכם את נושאי הפרזנטציה ולידם את פרק הזמן שהקצבתם להצגתם. אם הפרזנטציה כוללת חומר סטטיסטי או חלקי עיתונים, ניתן לאסוף הכל לאוגדן ולהגיש בתום הפרזנטציה. טיפ – לא להגיש בהתחלה כדי שלא יעיינו בחומר בזמן הפרזנטציה. לא לשכוח להשאיר כתובת למשלוח תגובות או שאלות על ההרצאה.
9. קרדיט לא עולה כסף ושווה כל מחיר.
לא לשכוח לומר תודה למי שלקח אתכם חלק בפרזנטציה, גם אם הוא לא נמצא. רצוי לציין מקורות שמהן נלקח חומר מצוטט. טיפ – כתבו את תקציר ההרצאה ושלבו בו את המידע שקיבלתם מאיש זה או אחר. את מה שנכתב, שילחו לנותן המידע, פעולה כזו מבטיחה עזרה דומה בעתיד, זה שווה את המאמץ.
10. פאנץ' ליין או פנצ'ר ליין.
השורה הסופית חשובה מאוד, לכן נסו לסיים בקטע וידאו, בסיפור משעשע או בחלוקת שוקולד כדי להשאיר טעם טוב.
לסיכום, אם תכינו את הפרזנטציה לפי הכללים מובטחת לכם הצלחה, ואם בכל זאת לא הצלחתם, אז בטח מישהו אחר היה יותר טוב או שהשוקולד לא היה טעים.
* אמנות בעסקים – חברה העוסקת בהעברת מסרים מקצועיים בדרכים אומנותיות, תוך שילוב בין אומנויות הבמה ותורת השיווק.
