איך להתכונן לפגישה עם אורחים עסקיים מחו"ל

במאמר הזה לא נתייחס למפגשים פנימיים עם עמיתים, צוות העובדים והמנהלים באותה המחלקה, החברה או הקבוצה, איתם אנו חשים בטוחים ומכירים את האנשים, השפה, הסגנון וההתנהלות. נתרכז כאן בישיבות מחוץ למסגרת הרגילה שלנו עם גורמים עסקיים חדשים ולא מוכרים (לקוחות, ספקים, נציגים שונים) בסביבה בינלאומית אשר מגיעים מתרבות עסקית זרה. כאן נדרש ידע נוסף כדי להעצים את היעילות של הישיבה. עלינו להבין את הכללים המתחייבים הן מבחינת התנהלות הישיבה והן מבחינת התרבות העסקית של אורחינו מחו"ל, וזאת תוך שליטה בשפת העסקים הבינלאומית (דהיינו, האנגלית), כדי לוודא שהמטרות של הישיבה יושגו ללא אי-הבנות או "תקריות דיפלומטיות".

הדרך להצלחת הישיבה מתחילה הרבה לפני הגעת האורחים מחו"ל או הנסיעה אליהם, עם הכנת סדר יום (Agenda) מפורט, אותו יש להפיץ בעוד מועד, בו כל בעל תפקיד יודע איזה נושאים יעלו לדיון ומה עליו להציג.

מגיעים האורחים מחו"ל, ואני מניח שרוב אנשי העסקים בארץ מכירים את הנוהל של קבלת כרטיס הביקור מאת בכיר יפני בשתי הידיים והצצה לפרטי הכרטיס, דבר שמראה התעניינות וכבוד לבעל התפקיד. גם אם הגורמים העסקיים אינם מיפן, לא הייתי ממליץ לשים כרטיס ביקור ישר בכיס בלי לעבור עליו לרגע, גם אם אתה מכיר את האדם. ואל תנסה להעסיק מסקנות מעוצמת לחיצת היד של האורח – תרבויות שונות מתייחסות אחרת לפעולה זאת, ולחיצת יד חלשה מאיש עסקים אסיאתי איננה מעידה בהכרח על אופי חלש, אלא על תרבות עסקית שונה.

כעת, על מי שינהל את הישיבה (באנגלית אומרים to chair the meeting, ומכאן המילה Chairman,

Chairwoman, או Chairperson) לפתוח את הישיבה בזמן באומרו :

Gentlemen, shall we start?” “Ladies and או “Let’s get down to business”,

בהתאם לפורמאליות המסגרת.

לאחר מכן, עליו להציג את מטרות הישיבה והנושאים שעל סדר היום. הקדמה זו מציב אותו כבעל השליטה בישיבה, ואכן אחריותו היא לדאוג להשלמת הדיונים בצורה יעילה וחלקה. כמובן, יש למנות אחד המשתתפים שירשום את תוכן הישיבה ((the minutes למען הפרוטוקול.

הגשת הצעה תיעשה בניסוח “I’d like to propose..”, “I think we should..” (שים לב שהשלילה של הצעה זאת הינה “I don’t think we should..”). אם הצד השני עונה באומרו “I take your point” או

“I see what you mean”, הוא איננו בהכרח מביע הסכמה, אלא פשוט מסמן לך ששמע והבין את הנקודה.

הסכמה אפשר לבטא החל מ-“Good idea !” ועד “That’s acceptable to us” השמרני יותר.
התנגדויות צריכות להיות עדינות כדי לא להכניס אווירה של עימות גלוי,
והביטויים “I don’t know about that” או “I am not sure about that” הוא בפועל "לא".

במסגרת שמירה על אווירה של שיתוף, או כפי שהאסיאתיים אומרים “Harmony”, אל תתפרץ לדברים של האורח, ותתאמץ להמתין לסוף דבריו לפני שאתה מביע את דעתך. הרמת קולך, תנועות ידיים חזקות ואף מכה על השולחן הן פסולות לחלוטין, למרות שהן דרך חיים במזרח התיכון שלנו. אתה נמצא במסגרת מחייבת אחרת, ועליך להתנהג בהתאם. בכל מקרה, אין זה המקום למה שמתפרש כאגרסיביות.

כפי שראינו, האנגלית העסקית המדוברת והן שפת הגוף במהלך ישיבה בינלאומית הן מלאות בניואנסים, ומאמציהם של הבכירים שאני עובד איתם לנסות לתרגם ישירות מ-"עברית עסקית" ל-"אנגלית עסקית" פשוט אינם עולים יפה. למרות שלא מדובר על Rocket science, יש לשים לב לפרטים הקטנים אך חשובים, וכדאי להתייעץ עם מומחה אם אתה מתכנן להיפגש באופן רשמי עם גורמים מחו"ל.

לורי אוברמן הוא מנטור לאנגלית לבכירים, לאנשי עסקים ולמנהלים. https://www.oberman.biz/