עשר המצוות לבנית ניוזלטר מצוין

בעידן של חשיבות גבוהה ליחסי ציבור והעברת מסרים באופן ישיר ללקוחות ובעידן האינטרנט בו אנו חיים מאוד פשוט לייצר ניוזלטרים בצורה מהירה ולא יקרה. אם כך, לא פלא שהניוזלטרים הפכו לכלי שיווקי מרכזי. כיצד תוכל לדעת שהתוכן של הניוזלטר שלך אכן רלוונטי לקהל המטרה? כיצד תעבוד באופן מסודר על מנת להבטיח שהניוזלטר יצליח לצאת בזמן? כיצד להגיש את הניוזלטר בצורה מעניינת ונוחה לקריאה להלן כמה עצות שנועדו לסייע לך להפיק ניוזלטר מצוין:

1. סקר קוראים – לעולם לא תדע איזו אינפורמציה רלוונטית עבור קוראי הניוזלטר עד אשר תואיל בטובך לשאול אותם. את זאת תעשה באמצעות סקר קצר אותו מומלץ לבצע עוד לפני הפקת הגיליון הראשון, כמו גם בתום כל שנת פעילות.

2. רשימת מדורים – הכן מראש רשימה ובה נושאים לכתבות, מדורים ופינות שאמורים לחזור על עצמם מדי גיליון. הרשימה צריכה להיות המענה המערכתי הנכון לסקר הקוראים שביצעת.

3. גיוס מתנדבים – גייס מתוך הארגון מתנדבים המוכנים לכתוב מאמרים, מדורים ופינות, כדי שיעזרו לך לייצר חומרים ורעיונות חדשים. מתנדבים רבים יעשו לך את החיים קלים וגם יבטיחו את גיוון החומרים.

4. קביעת לו"ז – רשום לוח הזמנים מפורט להפקת הניוזלטר. התאריך הראשון בלוח צריך להיות המועד בו ידוור הניוזלטר אל הקוראים. כעת פרט ברשימה, בזה אחר זה, את כל הצעדים הקודמים למועד זה כגון: תאריך אשרור החומרים, תאריך סיום העריכה, התאריך האחרון לקבלת חומר מהמתנדבים וכו'. תכנן לו"ז ריאלי, שהכותבים יוכלו לעמוד בו, וציין לעצמך בכתב, מאיזה סיבות נגרמו עיכובים באיסוף החומרים.

5. הפעלת הכותבים – תן לכותבים הודעה למפרע, אפילו שלושה שבועות מראש, מהו המועד האחרון להגשת החומרים והתמונות. הקפד בהמשך על העברת תזכורות במייל או באופן אישי, לגבי התקרבות המועד הסופי. כמו כן דאג לסכם מראש, לאיזה סוג של מאמר או מדור אתה מצפה.

6. מעקב – רשום על לוח מסודר אילו מאמרים ופינות כבר התקבלו, היכן הם עתידים להיות משובצים (עמ' 1 עמ' 2 וכו') וכמובן מה מצבם – א. גולמיים ב. לאחר עריכה ג. מאושררים.

7. בדיקת עובדות – הקדש זמן לקריאת החומרים שהגיעו ואל תהסס לבקש מהכותבים השלמות – החל מציטוט נכון ומדויק ועד לאיות שמו של המרואיין. במידת הצורך השתמש ברשת האינטרנט כדי לגייס פרטים שעדיין נחוצים להשלמת החומר.

8. עריכה ואשרור – הקפד על כך שהאינפורמציה תהיה מוגשת לקוראים באופן נוח לקריאה וגם בסגנון שאינו מבייש את הפירמה (תרתי משמע). בשלב זה אל תהסס לגייס לעזרה את עמיתיך לעבודה. בקש שישמשו זוג עיניים נוסף עבורך. שיבדקו מחדש שמות, מספרים ועובדות שמופיעים במאמרים השונים. את הטיוטה הסופית, לאחר העריכה, רצוי לשגר לכותב או למחלקה הרלוונטית בחברה לצורך אשרור סופי.

9. תבנית גראפית נקייה – ערבוביה של אינפורמציה מבלבלת את הקורא. דאג שתהיה לניוזלטר תבנית ראויה. השתמש במקסימום שלושה פונטים והקפד לא להציף את הניוזלטר באלמנטים גראפיים שמפריעים למיקוד.

10. תגמול הכותבים – השתמש בתיבת הקרדיטים, המופיעה בתחתית הניוזלטר, כדי להכיר תודה לכל מי שתרם מזמנו לעניין. במידת האפשר הענק גם פרסים או מכתבי תודה לאנשים ששלחו חומרים טובים ועשו זאת במסגרת הזמן שהוקצב לכך.

* הכותב משמש כמו"ל של ניוזלטרים מודפסים ומקוונים www.newsletter.co.il