הפודקאסטענף התערוכות פורח, וממשיך להוכיח שתערוכה עדיין מהווה זירה אפקטיבית להשגת לידים איכותיים. אחד המפתחות המרכזיים להצלחה בתערוכה הוא תכנון נכון של לוח זמנים. לקראת התערוכה והכנס השנתי של ענף האירועים, התערוכות והקד"מ 2008 שייערך ב- 17 בינואר המומחים של מרכז הירידים מציעים לוח זמנים מומלץ להתכונן לתערוכה.
ענף התערוכות בישראל אכן הולך ונהיה מקצועי יותר ואינו נופל ברמתו מענף התערוכות בעולם. מספר התערוכות המקצועיות רק הולך וגדל, ובמקרים רבים, את הלידים העסקיים הטובים ביותר אפשר להשיג רק בהן. הענף נהנה מבעלי מקצוע טובים ומנוסים שמסוגלים לתכנן ולהקים ביתן לתפארת. יותר תקציבים מופנים לענף, מספר המציגים והמבקרים גדל בהתמדה ומתרבים הדיווחים על הצלחות עסקיות שהניבו תערוכות למציגים בה. אבל הצלחה בתערוכה אינה דבר של מה בכך; היא מורכבת מגורמים רבים ומאינספור פרטים שלכל אחד מהם יכולה להיות השפעה על מידת הצלחתה של התערוכה. אחד המרכזיים שבהם הוא לוח זמנים.
לוח זמנים- צעד אחר צעד
צביקה רהב, סמנכ"ל מרכז הירידים, מציע לוח זמנים מומלץ לתכנון תערוכה. כמובן שבמציאות הישראלית לוח הזמנים הריאלי קצר הרבה יותר, אולם מומלץ שלא לוותר על הערכות נכונה בהתאם לסדר המפורט.
10-12 חודשים לפני
• זוכרים לכלול את עלות התערוכה בתקציב השנתי של הארגון.
• בוחרים בתערוכה הרצויה.
• מתכננים ומחלקים את התקציב המיועד לתערוכה.
• נרשמים כדי להבטיח שטח בתערוכה. מומלץ לבדוק עם מארגני התערוכה לגבי הנחות על הרשמה מוקדמת, כמו גם עלויות נוספות כגון שירותים נלווים- תקשורת, חשמל מוגבר, לחץ אוויר, מים וביוב, ניקיון, שמירה ודמי חנייה.
• היערכות לתערוכה, ברמה הכללית- קובעים את מקום התערוכה, בודקים מהן דרכי הגישה למציגים ולמבקרים.
• היערכות לתערוכה, ברמה הפרטנית- בוחרים את מיקום הביתן ביחס לכניסת הקהל ולכיוון הזרימה שלו, וכן ביחס למציגים אחרים.
8-9 חודשים לפני
• הגדרת אסטרטגיה וטקטיקה לביצוע התערוכה.
• הכנת תכנית מפורטת.
• בחירת קונספט לביתן.
6-8 חודשים לפני
• בוחרים מעצבים לצורך עיצוב התערוכה.
• במקרה של תערוכה בחו"ל- תכנון הנסיעה, שהייה וכו'.
4-5 חודשים לפני
• מתאמים בין מעצבי החומר המודפס לבין מעצבי התערוכה, ליצירת קונספט אחיד (במקרה של גופים נפרדים).
• מכינים צוות מיומן של אנשי שיווק ומכירות.
3 חודשים לפני
• קביעת לוח זמנים מפורט יותר, לפי שבועות וימים.
• הצטיידות בציוד עזר נלווה.
• הכנת חומר עזר מודפס.
7-9 שבועות לפני
• בחירת אנשי הצוות.
• איסוף חומר כללי על החברה המציגה וכן חומר ספציפי לתערוכה.
• מעקב אחר הכנת התצוגה.
• הכנת חומר עזר נלווה (מוצרים, דוגמאות, עלונים).
5-6 שבועות לפני
• התחלת יחסי הציבור.
• הקמת ניסיון של התצוגה.
• הזמנת שירותים נוספים בהתאם לחוברת השירותים של התערוכה.
3-4 שבועות לפני
• שליחת מכתבי הזמנות ללקוחות, הזמנת אורחים מיוחדים VIP.
• הפצת עלונים, חוברות, פרסומות.
• הכנת חומר כתוב עבור צוות אנשי השיווק והמכירות שיהיו בתערוכה.
1-2 שבועות לפני
• איסוף הציוד, הכרטיסים, הזמנות מספקים וכל החומר שישמש לתערוכה.
• הכנת מכשירי חיוב לכרטיסי אשראי בתערוכה.
• הכנת כיבוד ושתייה.
הימים האחרונים שלפני
• קבלת תגיות משתתף ובדיקת שטח התצוגה.
• מעקב אחר השלמת הקמת התצוגה.
• בדיקה שכל חומרי העזר והציוד הנלווה נמצאים בשטח.
• חזרה גנרלית עם אנשי הצוות והמכירות.
• מעקב אחר הפרסום הנלווה שלך.
בלילה שלפני
לישון היטב!
***הכתבה פורסמה במקור במגזין "אירועים ותערוכות" המופק ע"י חברת EXPO- Factory העורכת את התערוכה והכנס השנתי של ענף התערוכות, האירועים והקד"מ ב- 17.01.2008 בגני התערוכה, ת"א.
