כיצד תיהנו מכינוס מוצלח?

האנשים המשתתפים באירוע או בכינוס מהווים הגורם מרכזי בהצלחתו, או חלילה, בכישלונו. לעיתים קיים פער גדול בין כמות האנשים המאשרים את בואם, לבין כמות האנשים המגיעים בפועל. על מארגני האירוע לקחת עובדה זו בחשבון, אחרת יישארו עם מושבים ריקים, מזנונים עמוסים ו"חור" בתקציב.

לעיתים המשתתפים המגיעים לאירוע אינם מתאימים להגדרת קהל היעד, עובדה הגורמת להשקעת משאבים יקרים בקהל ה"לא נכון". לבסוף גם אם הגיעו האנשים הנכונים, והכמויות שהערכנו נכונות, כיצד ניתן לשמר את כמות המשתתפים שהחלה את היום עד לסופו, מבלי לאבד אותם לאחר ארוחת הצהריים?

להלן מספר טיפים להפקת כינוס מוצלח:

· בצעו אשרור השתתפות יום– יומיים לפני האירוע – חשוב לבקש מהנרשמים לאשרר הגעתם יום יומיים לפני הכינוס, בייחוד בכנסים ללא תשלום. אפשר לעשות זאת בטלפון, מייל או SMS.

· עודדו ביצוע רישום מראש – אם מדובר על רישום בתשלום, כדאי לעודד רישום מוקדם על ידי הוזלת דמי ההשתתפות למקדימים להירשם. סגירת ההרשמה כמה ימים לפני הכינוס, תסייע בצמצום מספר המשתתפים המגיעים ללא הודעה מראש.

· אפשרו רישום קבוצתי – בכינוסים בתשלום כדאי לתת הנחה לרישום קבוצתי על מנת לעודד הרשמה בתוך ארגונים ומוסדות.

· חפשו את אנשי קשר הנכונים שיחסכו בבירוקרטיה ויעזרו בשיווק – בעבודה מול מוסדות מומלץ להיות בקשר מול הגורמים האחראים לאישור ההשתתפות ולביצוע התשלום בפועל. מחלקות משאבי אנוש ומחלקת הדרכה בארגונים גדולים, אף יכולות לסייע בהפצת המידע על הכינוס.

· מצאו דרכים יצירתיות להשארת המשתתפים עד סוף האירוע – בכינוסים של יום שלם יש למשתתפים נטייה "לחתוך" לאחר ארוחת הצהריים. ניתן לצמצם את התופעה ע"י קיום הגרלת פרסים או הרצאה מעניינת במיוחד – בסוף היום. בכינוסים הנמשכים יותר מיום אחד, מומלץ לארגן פעילויות ערב.

· בניית תוכנית כינוס מעניינת – אין ספק שהתוכן לא פחות חשוב (מהאוכל) ויש לבנות אירוע מאוזן מבחינת התכנים. ראוי לפתוח במרצה מפתח בתחילת הכינוס, על מנת להביא משתתפים בהתחלה ולא פחות חשוב לסיים עם הרצאה חדשנית ומעניינת בתחום נושא הכינוס או תחום אחר שיכול לעניין קהל רחב יותר (כלכלה, רפואה, פוליטיקה ועוד). מרצה מפתח מחו"ל הוא פתרון מצוין לסיום מרתק שישאיר קהל באירוע, במקרה זה העלויות גבוהות, אך לרוב משתלמות. הקהל נוטה להעריך השקעה של מזמין הכינוס בתוכן, השקעה שתחזיר עצמה בטווח הארוך

· נסו למצוא מענה למצוקת חניה – מרבית המשתתפים מצפים לקבל חניה חינם או לפחות הנחה משמעותית, גם אם מדובר באירוע ללא תשלום, ולבטח כאשר מדובר על כינוס בתשלום. במידה וקיימת מצוקת חניה באזור האירוע, כדאי להפנות את המשתתפים מראש לחנייה ללא תשלום בקרבת מקום האירוע, או לרכוש מראש ובהנחה, כמות גדולה של מקומות חניה.

*הכותב הינו מנכ"ל ארטרא