אפיון אתרים חיצוני – למה בדיוק זה טוב ?

מזל טוב – אתם בונים אתר חדש לחברה או משדרגים, עשיתם סקר וסגרתם עם חברה לבניית אתרים. יופי, הפרויקט יוצא לדרך ובפגישת ההתנעה אתם כבר מתחילים לאפיין. רגע, מה לא בסדר בתמונה? מתחילים לאפיין בפגישת התנעה? איך זה יכול להיות? הרי כבר קיבלתם הצעת מחיר נכון? אז על סמך מה היא ניתנה אם לא היה אפיון ומה יקרה עכשיו אם תתחילו לאפיין ותגלו שההצעה לא רלוונטית?

התסריט הזה הוא הרבה מאוד פעמים תיאור של מציאות בניית האתרים לפחות בארצנו הקטנטונת. לקוח, בחיפושיו אחרי חברה לבניית האתר שלו מכין מסמך מפורט יותר או פחות שבו רשומים מרכיבי האתר שהוא צריך, ואותו הוא מציג לאנשי המכירות של החברות לבניית אתרים. בד"כ לפי זה מתמחרים את הפרויקט. לעיתים איש המכירות יעלה שאלות או בקשות להרחבה, אבל זהו פחות או יותר. התסריט הזה הוא בעייתי ביותר בכל כך הרבה בחינות ואם מישהו מהקוראים בנה פעם אתר בתור לקוח או ספק והפרויקט התחרבש באמצע אז זה בטח מוכר לו.

אפיון אתר מסודר, מפורט ומדויק לוקח זמן ומשאבים לבצע ודורש ידע וניסיון ממי שמאפיין. הבעיה היא שחלק קריטי זה בבניית האתר נקלח בחשבון אצל הרבה חברות בצורה מצומצמת והרבה פעמים לא נותנים לו את המשאבים מבחינת כוח אדם, זמן בפרויקט ועלות ולא מתמחרים אותו במלואו כחלק מהפרויקט.

למה זה גורם? זה גורם לכמה בעיות כשלים בפרויקט:

1. להצעות מחיר חסרות ופרויקטים של ספקים שלא כוללים אפיון כמו שצריך ומבצעים אפיון בסיסי, חסר ומלא חורים ובמחשבה ש"יהיה בסדר" ולא יתגלו קונפליקטים במהלך הפרויקט.

2. האפיון שמבוצע במהלך הפרויקט בהכרח מוגבל וכפוף למסגרת הפרויקט ולמחיר שניתן, כלומר הספק ינסה לכוון את האפיון כך שלא יחרוג מההצעה שהוא נתן. זה אומר שהלקוח צריך להתפשר על מודולים שונים, ושבמידה והלקוח דמיין משהו אחר והייתה אי הבנה במהלך התמחור אז צריך לתמחר מחדש (בד"כ להעלות את המחיר).

3. האפיון שמבוצע כפוף לעיתים למגבלות מערכת הניהול שאיתה עובד הספק. והספק, לעיתים יכופף את האפיון ואת תפקוד האתר כך שזה יתאים למערכת שלו כדי להיות כמה שיותר ריווחי בפרויקט. הרי אם יש מערכת עובדת, אז מבחינת הספק כדאי להתאים את האתרים שהוא בונה אליה ולא את המערכת לדרישות הלקוח.

4. תמחור יתר – כלומר תמחור גבוה יותר של הספק כדי לקחת לעצמו מקדמי בטחון To be on the safe side. או לתמחור חסר ובקשת תוספות במהלך הפרויקט. (מאוד פופלרי)

אפיון אתר אינטרנט טוב מכיל מרכיבים רבים, למשל: עץ האתר, רשימת תבניות, הערות לעיצוב, איך פועל כל מודול, מה קורה מאחורי הקלעים, איזה סוג משתמשים יש, דרישות ממערכת הניהול, חיבור למערכות שונות חיצוניות, שלבים של הפרויקט אם יש כאלו, באיזה פלטפורמות האתר יפעל ועוד.

כאשר באים לקבל הצעת מחיר מספק לבניית אתר עם אפיון אתר טוב, זה גורם לכמה דברים שמבטיחים או לפחות מעלים בצורה דרמטית את סיכויי ההצלחה של הפרויקט:

1. תמחור אמיתי ונכון – הספק יכול לתמחר בצורה מדויקת את הפרויקט והוא יודע בדיוק מה מצפים ממנו ומה הוא צריך לעשות. הסיכוי שיהיו תוספות במהלך הפרויקט יורד בצורה ניכרת והמחיר שניתן יהיה לרוב מחיר "אמיתי" לפרויקט.

2. תיאום ציפיות טוב יותר ומניעת אי הבנות – יכולים להיות עשרות הבדלים בין מה שהלקוח מצפה מהאתר ומה שהספק מתכנן לבנות. גם שיש הצעת מחיר עם רשימת מרכיבים, ואפילו אם הלקוח ישב פגישה או שתיים עם איש המכירות והסביר לו מה הוא צריך, עדיין לא מכסים את כל התסריטים וכל המקרים כפי שמתוארים באפיון אתר טוב. אפיון שבנוי טוב יוריד את כמות ההבדלים בין הלקוח לספק בצורה דרסטית.

3. ירידה בבקשות לתוספות תשלום – הסיכויים לתוספות תשלום במהלך הפרויקט יורדים מכיוון שהספק יודע בדיוק מה הוא צריך לעשות ותמחר לפי האפיון עוד לפני שהתחיל לרשום שורת קוד אחת.

4. ירידה בבקשות לתוספות זמן – הסיכויים לתוספות זמן לפרויקט יורדים מאוד. יש הרבה סיבות לבקשות הארכה של הפרויקט מצד הספק, אבל חלק גדול מהסיבות הן שינויים או תוספות שלא נלקחו מראש. הרבה פעמים תוספות הזמן קורות יותר מפעם אחת, כלומר בד"כ אין רק דחייה אחת של הדדליין אלא כמה וכמה פעמים מכיוון שפרויקט שמתארך דוחה לספק פרויקטים אחרים חדשים יותר שכבר התחייב אליהם. זה יוצר קונפליקט חמור אצל הספק וסיכוי גבוה הוא שהספק יבקש עוד זמן כדי שיוכל להספיק את העבודה, ואז, ניחשתם נכון – שוב דחיה בדד ליין ושוב האתר שלכם לא באוויר. צריך לזכור שככל שתאריך ההשקה של האתר נדחה זה הפסד כסף בצורה של לקוחות שמפסידים בגלל אתר שלא קיים, לידים שלא מגיעים, ואם מעורב גם קמפיין השקה עם קניית מדיה וכיוצ', הדבר חמור שבעתיים.

5. יכולת השוואה בין הצעות מחיר שונות – לכל ספק יש את הגישה שלו ואת הצורה שלו להגיש הצעות מחיר. כאשר באים להשוות בין הצעות של ספקים שונים, לעיתים זה יכול להיות לא פשוט ומאוד מבלבל. (נסו להשוות בין מסלולי מחירים של חברות סלולר, גם זה אתגר לא קטן…). כאשר באים למספר ספקים עם אותו אפיון ועם אותן דרישות בדיוק, הבסיס להשוואה הרבה יותר טוב והספקים מחויבים להתייחס לאפיון שאתם הבאתם ולא לאיך שנראה להם שצריך לרשום את הצעת מחיר. נקודת זו מאוד משמעותית ומאפשרת השוואה אמיתית של הצעות מחיר.

ובכן כפי שניתן לראות יש הרבה סיבות למה צריך לעשות אפיון אתר מסודר וגם למה חשוב וכדאי לעשות אותו לפני תחילת הפרויקט כשלב מקדים.

מומלץ לבצע את האפיון עם גוף שזה תפקידו כפרויקט נפרד, פרויקט מקדים לבניית האתר ולא עם החברה שאיתה בונים את האתר, כדי שאפיון זה יהיה נאמן לדרישות הלקוח בלבד ולא יעשה ע"י אדם שהנאמנות שלו חצויה בין הלקוח ובין המעסיק (חברת בניית האתרים שבא הוא מועסק).

חשוב להדגיש, כאשר עושים אפיון מקדים זה לא אומר שאין מגבלות תקציב, כלומר ניתן לאפיין אתר אינטרנט כאשר פחות או יותר ידועה מסגרת התקציב העתידית של הפרויקט ואפשר להישאר במגבלותיה, אולם האפיון יכלול בתוכו את הפתרון הטוב ביותר והמתאים ביותר לאתר בלי תלות בשום חברה מפתחת או טכנולוגיה.

ונקודה אחרונה חשובה לא פחות – האפיון צריך להיות רשום בצורה כזו שכל אחד מבין אותו, קרי גם הספקים שהם בעלי המקצוע וגם הלקוח עצמו. הלקוח צריך להכיר ולאשר את האפיון לפני היציאה לדרך ולפיכך האפיון צריך להיות ברור וקל לקריאה, התמצאות והבנה.

הכותב, ברק מירון מבצע ליווי פרויקטים ואפיון אתרים