הפודקאסטקוסמטיקאיות רבות חולמות להפוך את חדר הטיפולים בבית לעסק רחב ידיים ורווחי. ניהול מכון לקוסמטיקה אינו עניין של מה בכך. על מנת לעמוד בתקן מקצועי ועסקי נדרש תכנון וביצוע קפדני. במאמר זה נסקור כמה מההיבטים העיקריים בהקמה וניהול של מכון קוסמטיקה.
חזון
רוב הקוסמטיקאיות החלו את דרכן המקצועית עם תעודה של קוסמטיקאית מוסמכת והרבה רצון טוב. חלקן מסתפקות בכך ועבור חלק אחר, זוהי רק תחילת הדרך אל עסק גדול ומשגשג בעל עובדים רבים, המספק את השירותים המתאימים והמקצועיים ביותר. הקמת מרכז טיפולים קוסמטי שכזה דורשת ראשית כל חזון. כלומר, יש לדמיין בעיני רוחנו איך נראה המכון העתידי שלנו – החלל, הציוד, חדרי הטיפול, העובדים, וכו… אם אין חזון ושאיפה, הדרך אליו תהיה מעורפלת. יותר מכך, ההבנה שאנחנו מתחילות ריצת מרתון עם עליות, ירידות ומישורים חייבת להיות לנו בתודעה, כי אחרת נתעייף מהר ונוותר. חלקנו רוצות אימפריה עסקית וחלקנו להרוויח יותר טוב, לעבוד פחות ולהיות יותר זמן עם המשפחה. חשוב לערוך בדיקה עצמית להבין באיזו "קבוצה" כל אחת מאיתנו נמצאת.
הגדרת תכנית עבודה
כדי להקים מכון צריך להשקיע; מחשבה, אנרגיה, כסף. כשלוקחים הלוואה או משקיעים הון עצמי בהקמת העסק, התוכנית העסקית להחזרת ההשקעה חייבת להיות ברורה לחלוטין. יש להגדיר תכנית עבודה הכוללת נקודות ברורות וברות ביצוע ולוחות זמנים לביצוען.
הכשרת הצוות המקצועי
חשוב שתוגדר שיטה קבועה לפיה מקבלים עובדים. ידע, טכניקות וסודות שהם רק שלך ובזכותם הלקוחות חוזרים וחוזרות שוב ושוב. את המתודה והנהלים ה אלו צריך להעביר עכשיו למטפלות, העובדות שלך, שיטפלו בלקוחות באותה רמת מקצועיות.
יש צורך להפוך את כל הידע, הניסיון והגישה המקצועית והשירותית שלך לשיטה מובנית וברת למידה על מנת שתוכלי להכשיר את צוות המטפלות שלך ולשמור על הסטנדרט של המכון שלך. חייבת להיות אחידות, אחרת ללקוחה לא יהיה לגמרי ברור מה היא הולכת לקל. ייווצר ערפול ובלבול ויגדלו הסיכויים שהיא תעזוב.
לפיכך, יש משמעות קריטית ליכולת שלך לכתוב נהלים, פרוטוקולים ודרכי פעולה ברורים ביותר לכל הקורה במכון; החל מהטיפולים עצמם, דרך הטיפול בלקוחה מאוכזבת וכלה בגביית הכספים. השלב הבא יהיה לאכוף את ביצוע הנהלים הללו ולוודא שהם מתבצעים כראוי.
היכולת שלך לוודא כי המכון מתנהל בכיוון הנכון שאת התווית עבורו קשורה ביכולת שלך לבצע מעקב ובקרה צמודים על ההתנהלות של המחלקות השונות והדרך הטובה ביותר שאני מכירה לעשות זאת היא מעקב סטטיסטי ברור. אמנם הכי נוח לעשות זאת בכל הנוגע לכספים, שיווק ומכירות, אך זה אפשרי ואף הכרחי לאכוף מעקב סטטיסטי גם על איכות השירות, הטיפולים וכל פעילות אחרת במכון. אם תצליחי לעשות זאת – תרוויחי נתונים קריטיים שיאפשרו לך לנווט את הספינה שלך כמו שצריך, אפילו במים שלפעמים סוערים.
הגדלת נפח המכירות
כשכל אלו קיימים, אפשר להגדיל את נפח המכירות, הן לקהל הלקוחות הקיימים והן ללקוחות פוטנציאלים. חשוב לשים לב, כי אלו שני קהלים שונים לחלוטין הצורכים מידע שונה לחלוטין; הראשון כבר מכיר אותך וסומך עליך ויש להמשיך ולעודד אותו להישאר לקוח פעיל ואילו השני לא מודע לקיומך ולא מכיר את האיכויות שלך ואת התועלת שיפיק אם יהפוך ללקוח שלך.
דוגמה טובה להגדלת נפח המכירות היא היכולת שלך למצב את עצמך כמובילת דעה וברת סמכא. כשאת נתפסת בעיני הלקוחה כבעלת המקצוע שלה המלה האחרונה, שאלות כמו "למה הלקוחה קונה בדיוטי פרי ולא ממני?" בכלל לא יעלו, כי ברור שהיא תקנה ממך. היא סומכת עלייך.
התנהלות כספית
השלב הבא הוא ההתנהלות הכספית. ההוצאות צריכות להיות תמיד קטנות מההכנסות, אך זה לא אומר הצטמצמות, אלא השקעה נבונה של התקציב. את חייבת לדעת מהן ההוצאות ההכרחיות לעסק שלך. הוצאות הכרחיות או "מוצרים חיוניים" הם אותם דברים שבלעדיהם לא יהיה עסק; אפשר להסתדר עם פחות עובדים. זה מעמיס על הצוות הנותר אבל זה אפשרי. אפשר להסתדר במשרדים פחות מפוארים, אפשר לוותר על חלק מהשטח השכור. אפשר להסתדר בלי בונוסים. אפשר גם להסתדר עם שעות עבודה ארוכות יותר… אבל אי אפשר להסתדר בלי לקוחות.
נהפוך הוא – כדי לשרוד צריך כמות אדירה של לקוחות, אפילו אם צמצמתם את צוות העובדים. לכן דברים כמו קידום להשגת לקוחות חדשים, מגזינים לשימור לקוחות קיימים, בולים לתשלום דמי המשלוח וכיוצא בזה נחשבים "מוצרים חיוניים".
עוד שני דברים חיוניים…
הניקיון הוא מרכיב חיוני. לקוחות יכולים לסלוח על משרד פחות יוקרתי אבל הם לא יסלחו על לכלוך והזנחה. ניקיון הוא חלק בלתי נפרד מיחסי הציבור של העסק.
מוצרים שאפשר למכור גם הם מרכיב חיוני – אבל רק אלה שבאמת יימכרו. רכש הוא אמנות בפני עצמה וחשוב להשקיע במוצרים הנכונים כמידת האפשר.
לסיכום
ניהול מכון קוסמטיקה קטן או גדול דורש מהקוסמטיקאית מיומנות במגוון תחומים ולא רק בתחום המקצועי כפי שהיה נהוג עד היום. לדעת לתת טיפול פנים איכותי ומקצועי, אינו מהווה ערובה להצלחת המכון. זהו מרכיב חשוב וחיוני אך לחלוטין לא בלעדי.
על מנת לנהל את המכון היטב עליך לדעת: יסודות של ארגון וסדר, מכירות ושיווק לקהל הקיים שלה, ניהול כספי, לוגיסטיקה ומתן שירות, שיווק לקהל חדש, הגדרת מדיניות עבור המכון ועוד מגוון רחב של נושאים.
כשהידע הזה אינו ברשותך עלולות להיווצר שרבות מהקוסמטיקאיות סובלות מהן: עומס עבודה אדיר שגובה מחיר אישי יקר, חוסר בעבודה, לו"ז ריק יחסית, הכנסות נמוכות, הוצאות מרובות ומיותרות ועוד. כל אלו יוצרים תדמית לא טובה, פוגעים ברווחים ועלולים לייאש.
חשוב להדגיש כי הקמת עסק בתחום הקוסמטיקה וניהול מוצלח שלו הם בגדר אומנות. זה נכון שצריך כשרון, אבל טכניקות נכונות, התמדה וניסיון עולים על כשרון.
*הכותב הינו מנכ"ל האקדמיה לניהול, הלגה מרכזים קוסמטיים רפואיים. האקדמיה לניהול ושיווק של הלגה רקנטי מתמחה בהכשרת קוסמטיקאיות לפרוץ קדימה ולהפוך את העיסוק שלהן לעסק כלכלי משגשג שהן העומדות בראשו.
