הפודקאסט
על פי החוק במדינת ישראל והוראות רשות
המיסים, חייב כל בעל עסק במתן קבלה מיד עם קבלת התשלום מהלקוח. עוסק מורשה מחוייב
גם בהוצאת חשבונית מס עבור כל עסקה המבוצעת עם לקוח של העסק ובהעברת המע"מ
שנגבה לרשויות המס.
עסקים רבים בימינו, בעיקר בתחום המסחר
המקוון, מציעים את רכישתם של מגוון מוצרים ושירותים מרחוק. עסקאות רכישה אלה,
מחוייבות כמו כל עסקה אחרת בהפקת מסמכים רשמיים עבור הלקוח המשלם, בהתאם לסוג העסק
והגדרתו על ידי הרשויות:
עוסק פטור – עוסק המוגדר כפטור מחוייב
בהפקת שני מסמכים רשמיים ללקוחותיו, עבור כל עסקה: דרישת תשלום (הנקראת חשבונית
עסקה) וקבלה.
עוסק מורשה – מי שמוגדר כעוסק מורשה נדרש
להפיק שלושה מסמכים רשמיים ללקוחותיו, עבור כל עסקה שמתבצעת: דרישת תשלום, חשבונית
מס וקבלה.
מכיוון שפעילות מכירה ורכישה מרחוק אינה
מאפשרת את מתן המסמכים הרשמיים המודפסים ישירות ובאופן מיידי ללקוח, נדרש פתרון
המאפשר את העברתם באופן מסודר, מתועד ועל פי חוק. לשם כך, נוצרו תוכנות ומערכות
ייעודיות להפקת המסמכים מרחוק, המציעות את הפתרון האידיאלי: חשבונית דיגיטלית.
מהי חשבונית דיגיטלית?
חשבונית דיגיטלית מהווה כיום תחליף למסמך
המודפס, המוכר על פי חוק ומהווה חשבונית לכל דבר ועניין. החשבונית הדיגיטלית, כמו
גם הקבלה, מופקות על ידי התוכנה הייעודית כמסמך ממוחשב, הכולל את פרטיו של העסק,
את פרטי העסקה, סכום העסקה, פרטי המשלם וחתימה דיגיטלית (המוכרת גם היא על פי חוק
כחתימה רשמית של בעל העסק).
לשימוש בחשבונית הדיגיטלית יתרונות רבים, ההופכים
אותה לאחד הכלים הנפוצים והמבוקשים היום בקרב בעלי עסקים ובהם מספר יתרונות בולטים:
מערכת קלה ופשוטה לתפעול – המערכות המוצעות כיום לעסקים הינן אינטואיטיביות ופשוטות
ביותר לשימוש, כך שמאפשרות לכל בעל עסק, גם ללא ניסיון או ידע בהפקת חשבוניות
וקבלות, להפיק מסמכים אלו בקלות. כמו כן, מכיוון שמדובר במערכת ממוחשבת, יכול בעל
העסק להשתמש בתוכנה ולהפיק מסמכים ללקוחותיו מרחוק (גם אם אינו נמצא בבית העסק),
מכל מקום ובכל שעה.
תיעוד – המערכת מתעדת את כלל העסקאות והמסמכים המופקים באמצעותה
ובכך מאפשרת לבעל העסק או לבאי כוחו (מנהלים, רואה חשבון וכו') לעקוב אחר העסקאות
שבוצעו ולבצע בקרה בכל הנוגע לדרישות התשלום שנמסרו ללקוחות והתשלומים שהתקבלו
בפועל.
הפשטות בשימוש בתוכנות אלה מייתר בעצם את
הצורך בעובד ייעודי שתפקידו להתעסק בהפקת מסמכים מודפסים, בתיוקם ובתיעודם.
ידידותי לסביבה וללקוחות – מכיוון שחשבונית דיגיטלית הינה מסמך ממוחשב שאין צורך
בהדפסתו, השימוש בה נחשב לפעילות ירוקה וידידותית לסביבה. כמו כן, עבור הלקוח ישנה
תועלת רבה בעצם קבלת המסמך הממוחשב מיידית עם ביצוע העסקה ובאופן המאפשר את
שמירתו, תיוקו ויצירת תיעוד עבור העסקה במחשבי העסק, בקלות וללא כל צורך בסריקת
המסמך המודפס.
דיווח לרשויות המס
בהתאם לסוג העסק, קיימת חובת הדיווח
התקופתי לרשויות המס, על כלל העסקאות וההכנסות שבוצעו בתקופה המדווחת. לרוב, מבוצע
הדיווח באמצעות רואה החשבון של העסק. ריכוז העסקאות מוגש לרואה החשבון על ידי בעל
העסק ומתפקידו לסדרן, לחשב את סך העסקאות ולהעביר את הדיווח לרשויות המס. את נושא
התזרים מזומנים השוטף של העסק מומלץ להפקיד בידיו של איש מקצוע מקצועי כמו יועץ עסקי למשל, שיכול לכוון ולהנחות את נושא ניהול הכספים בעסק.
כאשר מבוצע שימוש בחשבונית דיגיטלית,
מאפשרת המערכת להפיק בקלות דוח המרכז את כל המידע הרלוונטי על העסקאות שבוצעו
בתקופה המבוקשת וכך חוסכת עבודה רבה ואף טעויות העלולות להיווצר בביצוע החישובים
על סמך ניירת מודפסת.
חשבונית דיגיטלית אם כך הינה אחד הכלים
החשובים והנחוצים לעסק בעידן הדיגיטל ומעניקה למשתמשים בה יתרונות רבים על פני
השימוש במסמכים המודפסים. לכן, מומלץ לכל עסק, במיוחד לאלו העוסקים בפעילות המסחר
המקוון, לשקול את השימוש במערכת המאפשרת הפקת חשבוניות דיגיטליות. שימוש במערכות
ותוכנות אלה יתרום רבות לייעול ופישוט תהליכי הפקת החשבוניות, הפקת הקבלות, התיעוד
והדיווח.
