פרודוקטיביות בעבודה, איך עושים זאת? מוקדש לעצמאיים

כולנו רוצים להיות הרבה יותר פרודוקטיביים בעבודה ומחפשים אחרי הדרכים שיעזרו לנו להיות כאלה. אבל האמת היא, שגם ערימה של כוסות קפה ורשימות של משימות

לא יעזרו לנו להגיע לשיא התפוקה שלנו. למה?

נילי רותם, יועצת, מאמנת עסקית ומומחית בתחום של ניהול זמן מסבירה:

תפוקות במקום תשומות

לפני שאתם מתחילים עוד יום עבודה זכרו שהמטרה שלכם היא להוציא מ- 8 השעות האלו כמה שיותר תוצאות ולאו דווקא להספיק לדחוס אליהן כמה שיותר משימות.

לכן, בחנו את רשימת המשימות שלכם לאור זה ועשו רק מה שבאמת מקדם אתכם אל עבר המטרות שלכם.

קחו הפסקות

מכירים את אלו שמעשנים ויוצאים, כל שעה עגולה, להפסקה מחוץ לבניין?

אז בין אם אתם מעשנים או לא, קחו גם אתם הפסקה! כי אם לא זזתם מהכסא כל היום,

העבודה המנטאלית המאומצת מכלה את מאגרי הגלוקוז של המוח שלכם.

אז צאו להליכונת קצרה, ארוחה, כוס משקה חם או אפילו מדיטציה

ותראו שתחזרו לעבודה בכוחות מחודשים. חשבו על זה, רעיון מבריק יכול להיווצר בשניה אחת, אבל דורש את היצירתיות, הנינוחות וכח המחשבה שלכם, הרבה יותר מאשר את הזמן שלכם.

חוק ה – 20/80

ידוע ש – 20% ממה שאנחנו עושים הוא שמניב לנו 80% מהתפוקה. אז בלי רחמים,

הוציאו מחייכם את המשימות המיותרות שגוזלות מכם אינסוף זמן ואנרגיה ומניבות לכם מעט מאוד תועלת ורווח. אפשר לעשות את זה ממש מספרית – הכינו רשימה של המשימות הדרושות להשלמת הפרויקט הבא שלכם, וצמצמו אותה עד שתגיעו למספר השווה ל- 20% ממספר המשימות המקורי.

בוסט של אנרגיה על הבוקר

במקום לפתוח את היום בהתנפלות על המיילים מתוך כוונה להתחיל את היום נסו גישה אחרת – כזו שתזין אתכם באנרגיה. יש כאלו שייצאו להליכה אחרים יפתחו במדיטציה.

אפילו רק לשתות את כוס הקפה שלנו בנחת, זה בסדר J

משימות מאתגרות – על הבוקר

לכולנו יש את המשימות המעצבנות שאמורות לקחת רק שעה אבל אנחנו דוחים ודוחים אותן, מתרגזים וחושבים עליהן באופן אובססיבי ואז השעה המעצבנת הזו הופכת לשעתיים או שלוש שמעצבנות לא פחות. לכן, המסקנה היא לסיים איתן על הבוקר כדי לגמור עם זה ודי!

מיילים, מיילים, מיילים

אימייל הוא אחד מגזלני הזמן ומסיחי הדעת הידועים ביותר לשמצה. אם קיבלתם מייל שעל ה – CC שלו יש המון מכותבים, בדקו אם זה בכלל רלוונטי עבורכם לביצוע

שמתם לב שההתכתבות שלכם בנושא ארוכה יותר מ-2 או 3 התכתבויות? אז פשוט תרימו טלפון וסגרו את העניין.

טיפ נוסף – קיבעו זמנים קבועים ביומן לבדיקת מייל (ולא… לא מציצים: סגרו את מסך האינבוקס, וכבו את ההתראה).

מחקרים מראים, שאנשים שבדקו את המייל שלהם לא יותר מ-3 פעמים ביום

היו אפקטיביים יותר וגם דווחו על… רמת אושר גבוהה יותר מאשר האחרים.

מולטי-טאסקינג? ותרו על זה

אני רוצה לנפץ כאן היום את המיתוס. מולטי טאסקינג זו אגדה אורבנית וכן, אפילו אצל הנשים. מחקרים מראים שהמוח לא באמת יכול לטפל בכמה משימות בו זמנית

ולכן מה שהוא עושה זה לטפל בכל פעם במשימה אחת, באינטרוולים קצרים. בעגה המקצועית זה נקרא סוויצ' טאסקינג.

התוצאה היא שהפרודוקטיביות יורדת בגלל זמני הכניסה והיציאה שלו מהמשימות.

לכן – התרכזו במשימה אחת ובצעו אותה עד הסוף.

בהצלחה!