פרזנטציות מנצחות: ללכת שבי אחריו

הקהל של היום, זה לא הקהל שהיה פעם. לקהל של היום, קשה להיות קשוב ומרוכז זמן רב. הקהל של היום מכור לגירויים. חישבו לרגע על אחת ההמצאות הגדולות בתחום התקשורת – השלט רחוק. המצאה זו פיתחה יכולת חדשה – 'שיטוט בין ערוצים'. החלפה, העברה, הקלקה, שיטוט, גלישה, העברה קדימה בוידיאו, הקלטה, עצירה – כל הטכניקות המתקדמות הללו מעניקות לך כוח ושליטה על התקשורת. תכנים משעממים או פרסומות, הם כבר לא דברים שחייבים להשלים איתם. יש תחליף.

זהו הקהל שבא לשמוע אותך. הוא מוכן להשלים עם כל דבר כמעט. אבל לא עם שעמום. אתה כבר לא צריך להתמודד מול מרצים מתחרים. אתה צריך להתמודד גם מול ג'יי לנו, דיוויד לטרמן או MTV. הקהל שלך רוצה שתעניין ותגרה אותו כמעט כמו הכוכבים האלה.

נשמע כמו "משימה בלתי אפשרית 3"? אל דאגה. הטיפים שלפניכם יעזרו לכם להעביר פרזנטציה שתשבה ותכבוש את לב הקהל:

1) תנועה. המסר שתצליח להעביר לקהל, הריכוז וההקשבה שלו, תלויים במידה רבה בשפת הגוף שלך. שימוש נכון בתנועה, בקצב ובשפת גוף יהפכו את המילים לתמונות. ראשית, נסה להימנע משימוש חוזר ונשנה של אותן תנועות, בעיקר של תנועות הידיים. אין ספק ששימוש בידיים תורם לפרזנטציה, אולם יש הנוטים להשתמש בידיים ללא כל שליטה ובצורה מוגזמת, דבר שמפריע לריכוז הקהל. נסה להתאמן על העברת פרזנטציה כשידיך מאחורי הגב. קשה, נכון? בהתחלה תתקשה להתרכז בדבריך ללא השימוש בידיים, אולם התרגיל יעזור לך לשלוט בתנועותיך ולהשתמש בהן בתדירות ובצורות הנכונות. בדומה, השתמש בתנועה על הבמה בצורה מושכלת. כשאתה מנסה להדגיש טענה, התקרב צעד או שניים לעבר הקהל. כשאתה מספר סיפור, אל 'תתחבא' מאחורי הסטנד. צעד על הבמה. גם בתנועה על הבמה כדאי להתאמן מראש. מצא את האיזון הנכון. תנועה נכונה עוזרת לרענן את ההרצאה. תנועות בתדירות מוגזמת, עלולות לגרום לסחרחורת אצל המשתתפים. עמידה במקום אחד ואי שימוש בתנועות כלל, עלולים להוביל לשעמום וחוסר ריכוז.

2) הומור. בלי הומור – לא תצליח לשבות את הקהל, ואין זה משנה באילו טכניקות נוספות תנקוט. ההומור הטוב ביותר, הוא לספר סיפור מצחיק על עצמך. הקהל הכי נהנה כשהוא צוחק על המרצה. אסוף חומרים וסיפורים מכל מקור שהוא – אין לדעת מתי תוכל להיעזר בהם. קשר את הסיפור המביך/מצחיק שקרה לך לנושא ההרצאה, לקהל ולחברה. כשאתה מספר בדיחה או אנקדוטה, הפוך לדמות עליה אתה מדבר. שנה את גוון קולך, הליכתך, תנועתך, הטיית ראשך. תן לקהל לחוות את הסיפור ולהרגיש אותו – לא רק לשמוע אותו. כמובן שזה דורש חזרות וניסיון. אל תנסה שום דבר בפעם הראשונה על הקהל. התאמן מול המראה, לפני חברים. הם אולי יצחקו ממך קצת, אבל הם יעזרו לך להשתפשף ולהראות מנוסה כשתגיע ל'דבר האמיתי'.

3) קול והתבטאות. הומור ותנועה עוזרים לנאום. גוון הקול וצורת הביטוי הם שיוצרים את הנאום. אפילו אם בדרך-כלל אתה מדבר בצורה ברורה ותוך שימוש בדקדוק נכון, אל תשכח שבזמן פרזנטציה יש לך 'אויבים' באולם – מיזוג אויר רעשני, מיקרופון שעושה קולות רקע, רעש של צלחות, כוסות, לחשושים בקהל ועוד. כל אלה מסיטים את תשומת לב הקהל ממך. עליך להילחם בכל ההטרדות הללו, ולגרום לקהל להתרכז רק בך. עליך להישמע אינטליגנטי, שנון, רהוט, עוצמתי ובעל ביטחון. דבר בבהירות וברהיטות – הדרך בה אתה מבטא מילים יכולה לעורר את הקהל. הטה את גוון קולך כדי להדגיש נקודות חשובות בנאום. השתמש במשפטים קצרים וברורים, קצץ מילים מיותרות.

4) אתנחתות. שימוש נכון בגוון הקול הינו טכניקה חשובה, אולם טכניקה חשובה אף יותר היא לדעת מתי לא לדבר. אתנחתא בדיוק במקום הנכון בנאום היא בעלת השפעה על הקהל יותר מכל תנועה או דיבור. מרצה שמכיר את החומר על בוריו, נוטה לדבר מהר מדי. למד לעצור את שטף הדיבור, בעיקר אחרי שאתה אומר את שורת המחץ, או אחרי שאתה משמיע טיעון כלשהו. הדבר דומה לסימפוניה שכובשת את השומעים תוך שימוש במגוון צלילים – לעיתים צלילים חזקים ורועמים, לעיתים צלילים רגועים ושקטים ולעיתים תוך דממה מוחלטת.
אלמנט נוסף שמשפיע על הנאום הינו השימוש ברמות אנרגיה משתנות. מחקרים מראים ששלושים השניות הראשונות והאחרונות בכל פרזנטציה הן בעלות ההשפעה המירבית על הקהל. התאמן על קצב ורמות אנרגיה משתנות. אם תפתח בעוצמה רבה, ולפתע האנרגיה תפחת למינימום – איבדת את הקהל. אם תישאר עם רמת אנרגיה גבוהה מדי במשך כל הנאום, אתה מסתכן בכך שתשמע לא אמין.

5) הכר את הקהל. כדי ליצור כימיה עם הקהל שלך, עליך להכיר אותו. לפני שאתה מגיע להרצאה, הקדש זמן להכרת הארגון, העובדים, המנהלים, ההיסטוריה. בדוק אם יש לך קשר לחברה. לדוגמה – אם אתה מרצה בפני בנק – האם יש לך חשבון בו? כל פרט כזה שתשתול בהרצאה יהווה נקודה לזכותך. בנוסף, שוחח עם הקהל לפני ואחרי ההרצאה. ההשפעה שלך עליו לא הסתיימה עם ירידתך מהבמה. אם אתה רוצה שיזכרו אותך, טפח מערכת יחסים נמשכת עם הארגון והמשתתפים.

6) מה לא לעשות. להלן כמה דרכים בטוחות לאבד את ריכוז והקשבת הקהל:
* נשוף בתוך המיקרופון כדי לבדוק אם הוא עובד.
* בזבז זמן רב על חומר הרקע לפני שאתה מגיע לנושא ההרצאה.
* קרא מפתקים ומתסריט מוכן.
* 'התעסק' עם ציוד הוידיאו או הפאוואר-פוינט באמצע ההרצאה, כי לא טרחת לבדוק אותם לפני.
* אל תתזמן את ההרצאה, ובשתי הדקות האחרונות, אמור את כל מה שלא הספקת.
* שאל את הקהל שאלות, אך אל תחזור עליהן בשביל המשתתפים שיושבים בסוף האולם.
* מייד לאחר ההרצאה תיעלם מהמקום ותשמר את תדמית 'המומחה שקשה להשיג'.

איכות הפרזנטציה שתעביר תלויה בשילוב כל הטיפים שלהלן. זכור, שתנועה תורמת למיקוד עיני המשתתפים בך, הומור עוזר לתבל ולרענן את התוכן, הטיית גוון הדיבור ושפת הגוף גורמות לעניין וסקרנות, ואתנחתות במקומות הנכונים ורמות אנרגיה משתנות, מביאות להדגשת הטענות. השילוב המנצח יביא להפיכת הרצאה רגילה, להרצאה בלתי נשכחת.

*גיל פרץ, יו"ר המרכז הישראלי לאימונים בעסקים. לכתבות נוספות בקרו באתר www.gilperetz.com – פורטל הניהול הראשון בישראל, בפרק 'טיפס'. להערות בקשות ושיתוף ברעיונות כתבו אל: gil@gilperetz.com